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生産性を向上させる業務効率の改善手段「オフィス環境の見直し」

働き方改革というキーワードが独り歩きしている感がありますが、少子化による労働力不足は益々深刻化すると予想されます。

今は大丈夫。というだけで終わらせるのではなく、2年後、3年後を視野に入れて職場環境や人事戦略を検討する必要があるのはなないでしょうか?

そして、具体的手段として「木を見て森を見ず」にならぬよう全体最適が必要です。

今回は「オフィス環境の見直し」という観点から、働き方改革に取り組む、或いは改革を提案する企業をキュレーションしてみました。

 

●働き方改革、オフィスで実践!コクヨに学ぶ、働きやすいオフィスの作り方

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スローガンは「時間に対する考え方や使い方を大きく変えて、業務効率を改善し、時短を目指してみよう!」

働くシーンや目的といった「オフィスの機能別」にフロアを分けたレイアウト。部署ごとにフロアの階数を分けるのではなく、営業・設計・支援部門を同じフロアに配置することで、情報共有のスピード化を実現。

また、「創造的な仕事」を生み出すためのフロアを新設。社員が業務の効率化によって生み出された時間を使って、革新的・創造的な仕事に取り組むためのフロア。やはりクリエイティブな仕事をする社員にはそれなりの環境が必要ですね。 

   

 

●働き方改革のひとつとしてオフィス環境の見直しを

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オフィスデザインのリーディングカンパニーとして、年間700件以上のオフィスデザインを手掛ける株式会社ヴィスさん

長時間労働が問題視されるようになり、ストレスチェックなどが義務化。さまざまな課題の解決方法としてのオフィス環境として緑を取り入れたり、リフレッシュスペースを設ける企業が増えているようです。企業規模に関わらず、一日のうちで最も長く過ごす場所だからこそ、社員にも良い環境を提供したいという会社がたくさんあるということです。

  

 

●働き方改革で会議をスリム化!ストライプインターナショナルの会議はここが違う!

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残業を削減するため、仕事の徹底的な効率化が図られる過程で大幅な時間削減を行ったのが会議。具体的な会議のスリム化は以下3点。

①会議数を減らす ②会議時間を半分にする ③出席人数を減らす

上記に加えて工夫されているのがオフィス環境。会議室は原則使わずオープンなミーティングスペースを使うこと。クローズドな会議室ではなく、打合せは予約不要の執務エリア近くに多く作られたオープンなミーティングスペースで行われるようになっている。

  

 

各社ともに様々なアイデア、工夫が施されています。共通点としては「時短」「クリエイティブ」といったところでしょうか?そしてこれらの目的は「生産性向上」ということだと思います。オフィス環境改善にすぐさま大きな投資はできない企業でも、観葉植物を増やしたり、業務フロー(ライン)にそった部署を同じフロアに配置しコミュニケーションを取りやすくするなど、工夫次第で短期間に取り組めることもあると思います。複数ある会議室の一室をクリエイティブルームにするなど、企画・提案書を作成する際や新商品デザインを考える際など集中して仕事に取り組める環境を作ってはいかがでしょうか?